La Administración De Registros: Qué Es Y Por Qué Importa.

April 9, 2018

La Administración De Registros: Qué Es Y Por
Qué Importa.

A pesar de que a veces equivocadamente se considera sinónimo de gestión de documentos, gestión de registros en realidad tiene un propósito diferente. Abarca todas las funciones de gestión de documentos, pero, en lugar de centrarse en la eficiencia organizacional, gestión de registros se dedica al cumplimiento.

¿Qué es la gestión de registros?

Entonces, ¿qué es la gestión de registros? Piense en ello como un plan general para la forma en que su organización mantiene información vital a los efectos de cumplimiento. Si bien la gestión de documentos garantiza el flujo oportuna, precisa y segura de documentos y datos dentro de una organización; gestión de registros consiste en la creación, retención y destrucción de registros de acuerdo con las políticas y normas gubernamentales.

Así que el propósito de software de gestión de registros es consolidar esencialmente documentos individuales – incluidos los proyectos necesarios, versiones y copias de documentos activos – en la información necesaria a efectos de cumplimiento.

Tanto la longitud de los registros de tiempo se conservan, y la manera en que se mantienen, están muy regulados por agencias gubernamentales federales, estatales y locales. Estas políticas se actualizan de forma rutinaria y el incumplimiento conlleva costosas multas y sanciones.

Un plan de gestión de documentos se ocupa de estas cuestiones de cumplimiento y de gobierno, ayudando a mitigar el riesgo de la organización. Un plan de gestión de registros robusto es crucial para el éxito de su organización. Comprender el valor de la gestión de documentos – y su uso en conjunción con un plan de gestión de documentos fuerte – puede ayudar a su organización a lograr dos objetivos: la eficiencia y el cumplimiento óptimo.

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